Czas na konferencję

Dodano: 17.12.2018

Każdy kto kiedykolwiek organizował firmowy event, konferencję czy szkolenie doskonale zdaje sobie sprawę, na ile pytań trzeba znaleźć odpowiedź. I tak jak najczęściej warstwa merytoryczna spotkania jest od początku jasna, bo to ona przecież determinuje potrzebę i celu organizacji konferencji tak wszystkie pozostałe kwestie organizacyjne wymagają dokładnego przemyślenia a jeszcze dokładniejszego wykonania.

Gdy organizujemy konferencję czy szkolenie

Podstawowym i najważniejszym pytaniem jest miejsce organizacji konferencji. Wybierając adres dla organizacji konferencji automatycznie rozwiązuje się mnóstwo kwestii. To rozwiązanie nie będzie polegało oczywiście na samoistnej realizacji, ale na takim ograniczeniu wyboru, że w zasięgu wzroku już będzie tworzył się dokładny cel działania, a od tego już najbliższa droga do precyzyjnej realizacji.

Dokładna lokalizacji konferencji określi nam porządek dnia, konieczność zapewnienia noclegów, wyżywienia, transportu, czasu wolnego. Może powstać w miarę precyzyjny program konferencji a od scenariusza już tylko krok do sposobu realizacji.

Gdy organizujemy konferencję daleko od swojej siedziby

Zanim wybór padnie na jakąś konkretną lokalizację miejsca konferencji warto pamiętać, że trochę inaczej wygląda jej przygotowanie, gdy odbywa się ona blisko, tzn. w mieście siedziby firmy, a trochę inaczej, gdy miejscem spotkania jest pałacyk za miastem lub sale konferencyjne w odległym mieście. Przede wszystkim różnica będzie polegała na możliwości zaangażowania własnych pracowników firmy czy też firm, z którymi już wcześniej się pracowało. Organizując konferencję poza siedzibą firmy w dużo większym stopniu trzeba zdać się na nowe środowisko. Oczywiście można zaangażować wszystkie znane sobie firmy, ale będzie to wiązało się ze znacznym podniesieniem kosztów. Dlatego dobrze jest znaleźć adres dla konferencji w miejscu, gdzie jesteśmy w stanie dotrzeć do wiarygodnych firm, które wiele zadań wykonają tylko pod naszym nadzorem.

Jak znaleźć wiarygodne firmy do organizacji zadań przy konferencji?

Sposobów na znalezienie podwykonawców jest wiele. Jednym z nich jest „poczta pantoflowa” czyli skorzystanie z cudzych doświadczeń. Innym ze sposobów jest internet, czyli metoda chybił trafił, trochę niebezpieczna, ale można kierować się historią firmy. Jeszcze bardziej odmienną techniką jest skorzystanie z portalu https://www.salebiznesowe.pl/ specjalizującego się w tworzeniu list obiektów konferencyjnych i firm je obsługujących z punktu widzenia lokalizacji na mapie.